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Quais documentos são obrigatórios em SST e quando atualizá-los

A legislação brasileira exige que toda empresa mantenha documentação formal de Saúde e Segurança no Trabalho (SST). Cada documento tem finalidade específica e base legal própria, com prazos de elaboração e renovação definidos pelas Normas Regulamentadoras (NRs) e pela legislação previdenciária. Preparamos para você este guia completo sobre os documentos obrigatórios em SST. Leia o artigo abaixo para entender mais sobre cada um deles e como funcionam.



Sumário:




Documentos Obrigatórios em Saúde e Segurança do Trabalho (SST)


1- PGR - Programa de Gerenciamento de Riscos (NR-01)


O PGR é um programa contínuo de identificação e controle de perigos e riscos ocupacionais. Foi instituído pela NR‑01 (Portaria SEPRT 6.730/2020) como substituto do antigo PPRA (NR‑09). Legalmente, o PGR deve incluir, no mínimo, um Inventário de Riscos Ocupacionais e um Plano de Ação.


No inventário, a empresa descreve processos, postos e ambientes de trabalho, aponta perigos e riscos (físicos, químicos, biológicos, ergonômicos, psicossociais etc.) e documenta medidas de controle implementadas.


Já o Plano de Ação lista as medidas preventivas pendentes, com cronograma, responsáveis e forma de acompanhamento. Todo o conteúdo deve ser elaborado sob a responsabilidade da empresa (via profissional habilitado em SST) e estar datado, assinado e disponível aos trabalhadores e à fiscalização.


  • Periodicidade: O PGR é um programa de atualização contínua. A NR-01 estabelece que o inventário de riscos deve ser revisado sempre que houver mudança de processo, ocorrência de acidentes, novas normas, etc. O histórico de atualizações do PGR deve ser preservado por, no mínimo, 20 anos e recomenda-se revisão geral bienal ou em prazo menor conforme a dinâmica do negócio.


  • Emissão: Cabe à empresa (via engenheiro ou técnico de segurança do trabalho) elaborar o PGR. A norma admite incluir ou integrar outros programas (por exemplo: PCMSO) no PGR, desde que as exigências legais sejam atendidas.


  • Emissão: O PGR deve ser implantado antes do início das atividades e mantido permanentemente. A revisão deve acontecer sempre que mudanças nos processos adicionem novos riscos, ocorrerem acidentes e/ou doenças ocupacionais; ou periodicamente para manter registro atualizado. Assim, a empresa garante evidências para eSocial e para auditorias internas ou fiscais.



2- PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (NR-07)


O PCMSO visa monitorar a saúde dos trabalhadores em relação aos riscos identificados. Sua base legal é a NR‑07 (Portaria MTb 3.214/1978) e o artigo 168 da CLT. Nele, o médico coordenador planeja e executa exames médicos ocupacionais conforme o risco da empresa. A NR-07 exige que o PCMSO inclua exames admissionais, periódicos, de retorno, de mudança de função e demissionais. Em cada exame, o empregado será avaliado como “apto” ou “inapto” para suas funções.


  • Exames obrigatórios e prazos:


    • O exame admissional deve ocorrer antes de o empregado começar a trabalhar.

    • Já os exames periódicos variam conforme risco e idade: empregados expostos a riscos graves ou portadores de doenças crônicas devem ser examinados anualmente (ou em intervalos menores, a critério do médico). Demais empregados entre 18 e 45 anos a cada 2 anos. Menores de 18 ou maiores de 45 anos anualmente.

    • Exame de retorno ao trabalho é exigido no primeiro dia de volta do empregado ausente por ≥30 dias (acidente, doença ou parto).

    • Exame de mudança de função deve ser feito antes do início das novas atividades.

    • O exame demissional é feito em até 10 dias após a rescisão, desde que o último exame não tenha ocorrido há pouco tempo (135 dias para riscos leves, 90 dias para riscos altos, segundo NR-07).


  • Periodicidade e atualização: O PCMSO em si deve ser revisto anualmente e sempre que houver mudança de risco. O relatório analítico anual do PCMSO reúne os resultados dos exames daquele ano, e as recomendações do médico.


  • Emissão: O médico coordenador do PCMSO (responsável técnico) é quem planeja o programa e indica os exames. Mas a produção do PCMSO (relatórios, planos, ASOs) fica a cargo do médico do trabalho que executa os exames.


2.1- ASO - Atestado de Saúde Ocupacional (NR-07)


O ASO é o documento emitido pelo médico após cada exame ocupacional para atestar a aptidão do trabalhador. Ele serve como comprovação individual do estado de saúde. Por determinação da NR-07, cada exame médico deve resultar em um ASO emitido em pelo menos duas vias. Uma via fica com o empregador (arquivada) e a outra é entregue ao empregado, devidamente protocolada.


  • Conteúdo: O ASO deve incluir dados da empresa (nome, CNPJ), do empregado (nome, CPF, função), descrição dos riscos relacionados à atividade (conforme o PGR), procedimentos e exames realizados, data, conclusão de apto/inapto e identificação do médico (nome, CRM, assinatura). É orientação da NR‑07 que contenha também eventuais restrições médicas.


  • Emissão: Deve ser assinado por médico do trabalho ou médico indicado por ele. Na prática, clínicos gerais podem ser autorizados, mas sempre sob coordenação do médico do trabalho.


  • Periodicidade: O ASO é emitido sempre que houver exame (admissional, periódico, retorno, mudança, demissional). A legislação também exige que o empregador mantenha cópia dos ASOs no local de trabalho, e entregue cópia ao empregado.


  • eSocial: Cada ASO gerado corresponde a um evento S-2220 no eSocial. Segundo instrução do eSocial, sempre que o ASO for emitido deve-se enviar o S-2220 preenchendo os campos relativos ao exame ocupacional.



3- LTCAT - Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho


O LTCAT é um laudo técnico, exigido pelo INSS (Lei 8.213/91, art. 58), para documentar as Condições Ambientais de Trabalho de cada posto de trabalho. Seu objetivo principal é servir de base para reconhecimento de aposentadoria especial e enquadramento em insalubridade/periculosidade.


Segundo a legislação previdenciária e a NR‑09, toda empresa deve ter LTCAT atualizado. O LTCAT identifica agentes nocivos (físicos, químicos, biológicos) e quantifica/qualifica as exposições, citando, por exemplo, níveis de ruído, temperatura, concentração de poeiras, etc.


  • Conteúdo: Deve ser preparado por engenheiro de segurança do trabalho ou médico do trabalho habilitado. O laudo inclui dados da empresa, do profissional responsável, descrição de processos, métodos de avaliação, resultados das medições e conclusões sobre riscos. Também cita medidas de controle existentes e recomendações.


  • Atualização: Não há data fixa para renovar o LTCAT, mas ele deve ser revisto sempre que houver mudança significativa nos processos ou na forma de trabalho que altere a exposição aos agentes nocivos. Normalmente, recomenda-se atualizá-lo a cada 2 anos ou sempre que houver investimento em controles (novo maquinário, insumos etc.).


  • eSocial/PPP: O LTCAT é o documento oficial de respaldo do PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) do trabalhador. No eSocial, as informações do LTCAT (os agentes nocivos e grupos homogêneos de exposição) alimentam o evento S-2240 (Condições Ambientais de Trabalho). Assim, a existência (ou não) de agentes nocivos que dão direito à aposentadoria especial é declarada via eSocial.



4- PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário


O PPP é um registro histórico das condições de trabalho que o empregado enfrentou durante toda a sua jornada na empresa. Tem base legal em decretos do INSS (Decreto 4.032/2001 e IN 99/2003) e guarda informações administrativas e ambientais de cada trabalhador.  Até 2022, era um documento em papel entregue no desligamento, mas a partir de 2023 passou a ser exclusivamente eletrônico via eSocial.


  • Conteúdo: Reúne dados do LTCAT ou outros relatórios ambientais (PGR, PCMSO etc.), além de tempo de exposição e medidas de proteção. É usado pela Previdência para validar pedidos de aposentadoria especial.


  • Emissão: A empresa preenche o PPP (evento S-2240 - Condições Ambientais de Trabalho) individualmente por trabalhador exposto a agentes nocivos. Requer assinatura do representante legal.


  • Atualização: O PPP deve ser atualizado sempre que houver mudanças nas informações contidas nele ou, pelo menos, uma vez por ano, mesmo que as informações permaneçam inalteradas. A atualização é essencial para refletir as condições de trabalho do empregado e garantir a precisão das informações para fins previdenciários, como a aposentadoria especial. 


  • Relação com documentos: O PPP é alimentado pelos relatórios técnicos (LTCAT, PGR, relatórios de insalubridade/periculosidade e exames do PCMSO). Conforme a legislação, o LTCAT é a base principal e na falta dele, podem-se usar informações consolidadas de PGR ou PAE.



5- CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho


A CAT é o formulário pelo qual a empresa comunica à Previdência Social qualquer acidente de trabalho ou doença ocupacional que ocasione afastamento. A obrigatoriedade está na Lei 8.213/91, art. 22 e CLT art. 169. Deve ser emitida pela empresa no primeiro dia útil após o diagnóstico médico de acidente ou doença profissional. Se a empresa não emitir, médico, sindicato ou o próprio trabalhador podem fazê-lo.


  • Conteúdo e prazo: Na CAT incluem-se dados do acidentado, empresa, local do evento, descrição do acidente/doença, e dados do médico (CRM, CID, assinatura). O prazo legal é até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência ou do diagnóstico médico. A não emissão pode gerar multas, mesmo que o trabalhador receba auxílio-doença ou benefícios.


  • Emissão: Responsabilidade inicial do empregador. Normalmente é preenchida pelo setor de RH/DP. Se o empregador não emitir, terceiros (médicos, sindicato, vítima) também podem efetivar a comunicação.


  • eSocial: No eSocial, a CAT é enviada via o evento S-2210 (Comunicação de Acidente de Trabalho). Ao transmitir S-2210 com sucesso, considera-se cumprida a obrigação de comunicar o acidente. Para isso, deve-se informar o tipo de CAT (acidente típico, trajeto ou doença), data do acidente, e dados do médico atestante.



6- AET - Análise Ergonômica do Trabalho


A AET é uma exigência da NR-17 e aplica-se a todas as empresas que possuem trabalhadores contratados sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Possui o objetivo de avaliar as condições físicas, cognitivas e organizacionais do trabalho, buscando adaptar o ambiente e as tarefas às características psicofisiológicas dos trabalhadores.


Diferente de documentos voltados apenas à segurança física, a AET foca no conforto, desempenho e bem-estar dos colaboradores, reduzindo riscos de doenças osteomusculares (LER/DORT), estresse, fadiga mental, entre outros.


  • Emissão: A AET deve ser elaborada por profissionais especializados em ergonomia, preferencialmente engenheiros de segurança, fisioterapeutas do trabalho ou ergonomistas certificados. É necessária uma análise detalhada, que inclui entrevistas com trabalhadores e supervisores, observação das atividades in loco, avaliação biomecânica, cognitiva e organizacional e levantamento de mobiliário, equipamentos, posturas, pausas, ritmo de trabalho etc.


  • Conteúdo e prazos: A AET deve conter identificação da empresa e dos setores avaliados, descrição dos postos de trabalho e atividades realizadas, riscos ergonômicos identificados, anexos técnicos, sugestões de adequações e os dados do responsável técnico. A sua elaboração deve ser realizada quando houver queixas ergonômicas frequentes, na implementação de novas estações de trabalho ou antes da contratação de grandes grupos de colaboradores.


  • Periodicidade:  Não há exigência de renovação fixa, mas recomenda-se revisão a cada 2 anos ou sempre que houver mudanças significativas.


7- LIP - Laudo de Insalubridade e Periculosidade


O LIP avalia se há exposição a agentes insalubres ou atividades periculosas. É obrigatório quando há potencial exposição, independentemente do porte da empresa.


É um documento técnico, elaborado por um engenheiro de segurança do trabalho ou médico do trabalho, que avalia as condições ambientais de trabalho para identificar se os colaboradores estão expostos a agentes nocivos à saúde (insalubridade) ou a riscos que oferecem perigo à integridade física (periculosidade).


Esse laudo é essencial para determinar se os trabalhadores têm direito ao adicional de insalubridade ou periculosidade, conforme previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).


  • Emissão: O LIP deve ser elaborado por engenheiro de segurança do trabalho ou médico do trabalho, e é emitido após visita técnica ao local de trabalho, levantamento de atividades, avaliação dos agentes nocivos (químicos, físicos, biológicos) e identificação de atividades de risco (ex. inflamáveis, eletricidade, explosivos).


  • Prazo e conteúdo: A elaboração deve ser feita imediatamente após a admissão de trabalhadores expostos a riscos, e antes do início das atividades, no caso de novas operações ou instalações. O LIP deve conter:

    • Identificação da empresa e CNPJ;

    • Setores e cargos avaliados;

    • Descrição das atividades desenvolvidas;

    • Mapeamento dos riscos ambientais;

    • Resultados de medições (quando necessário);

    • Conclusão sobre a existência (ou não) de insalubridade/periculosidade;

    • Indicação do adicional aplicável (10%, 20%, 40% ou 30%);

    • Responsável técnico (nome, registro, assinatura).


  • Periodicidade: Não há uma obrigatoriedade legal de renovação anual mas uma revisão anual ou bienal é recomendada. No entanto, o LIP deve ser atualizado sempre que houver mudança no layout físico ou processo produtivo da empresa, troca de equipamentos ou EPIs, alteração na composição de agentes químicos ou no tempo de exposição e atualizações legais ou normativas.

  • eSocial: O LIP embasa as informações declaradas nos eventos S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho) e S-2220 (Monitoramento da Saúde do Trabalhador). Caso a empresa não tenha um LIP vigente, há risco de envio inconsistente de dados ao eSocial, resultando em autuações automáticas, especialmente se não for informado o devido pagamento de adicional.


8- Conclusão


Manter a documentação de Saúde e Segurança no Trabalho (SST) atualizada e em conformidade com as exigências legais não é apenas uma obrigação, mas uma estratégia essencial para proteger vidas, evitar passivos trabalhistas e garantir a sustentabilidade do negócio.


Cada documento tem sua função específica e papel fundamental na prevenção de acidentes, na promoção da saúde dos trabalhadores e no correto envio de informações ao eSocial. Ignorar prazos, deixar de atualizar laudos ou não emitir documentos pode resultar em autuações, multas e, mais grave ainda, em danos à integridade dos colaboradores.


Se a sua empresa tem dúvidas sobre quais documentos são obrigatórios, quando elaborá-los ou como integrá-los ao eSocial de forma correta fale com a nossa equipe.


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